零細企業の社長は本業でもやらなければいけないことが複数あったり、事務処理や経理まで全てを1人で行わないといけない場合が多いと思います。
目の前にやらなければいけないトラブルを解決していたりすると、取引先の振込を忘れたり商談をすっぽかしてしまうことになってしまうかもしれません。
自分の記憶だけを頼りにしている方は少ないかと思いますが、メモ帳やTODOアプリを使っていても、少し物足りなさを感じることもあると思います。
そこで、TODOアプリの進化版のGTDアプリのOmniFocus2を活用すれば、やらなければいけないことを秘書感覚で管理してくれる大変便利なアプリです。
実際、私はiPhoneのアプリで一番使用頻度が高く、OmniFocus2がなければ仕事にならないまでになってしまいました。
- 人は忘れる生き物だと思え
- GTDアプリOmni Focus2とは？
- なぜOmniFocus2をオススメするのか
- 値段がクソ高い、だからこそしっかり使う気になる
- OmniFocus2の使い方
- プロジェクトごとに分けていく
- プロジェクトやタスクは具体的にする
- 期限を設定する
- コンテキストの使い方
- おすすめの本
- まとめ
人は忘れる生き物だと思え
私は今まで自分の記憶力に何度泣かされたことか分かりません。
多分、このような経験をしている方は、私以外にも意外と多いと感じています。
その経験から、自分自身の記憶力は一切信用していないので、他の道具を使って記録をするようになっていきました。
そうすることによって、ストレスから開放され、効率よく作業が行えるように実感できるようになっていきました。
GTDアプリOmni Focus2とは？
ものすごく簡単に言うと、TODOアプリを更に細かく進化させたものです。
やらなければいけないタスクを洗い出して、整理整頓をして効率よく作業を行うアシストをしてくれるアプリで、私はこのアプリがないと仕事にならないくらい活用しています。
なぜOmniFocus2をオススメするのか
冒頭にも書きましたが、零細企業の社長はやらなければいけないタスクが非常に多くなりがちで、タスクを効率よく完了させるには、やらなければいけないこと可視化しないといけません。
そこで、頭の中の散らばっているやらなければいけないタスクを、一度OmniFocus2に入れて客観的に見ると、優先順位を付けたり、目標を達成させるために出てくる色々な課題も見えてきます。
優先順位や期限を決めると、やらなければいけないタスクを集中するの効率が上がり、やり忘れなども防ぐことができます。
値段がクソ高い、だからこそしっかり使う気になる
私が買ったアプリで一番高いアプリがこのOmniFocus2です。
それまでは大辞林のアプリが一番単体で高かったのですが、それを遥かに超える値段になってます。
Mac版アプリが4,800円でPROにすると更に4,800円かります。
iPhone、iPad版アプリが4,800円でPROにすると更に2,400円かかります。
iPhoneだけでも使えないことはないのですが、Macを母艦としてiPhoneで細かくタスクをチェックしたり完了したりする作業に使うのが一番効率がいいです。
ただ、2つのアプリは有料アプリで、しかも高額なアプリなので導入するハードルがかなり高いです。
全て買うと16,800円とアプリにしてはトンデモナイ価格ではありますが、優秀な秘書を雇ったと考えたらとても安く感じませんか？
しかも、一度買ってしまえばずっと使いたい放題で使用ができます。
私はすでに2年使っているので、月に700円で使用できていて、更に2年使えば月に350円で使用できます。
また、初期投資が高い分、しっかりと使わないといけないという意識も良い作用をもたらしてくれているので、やるからには全てフルでバージョンアップをしましょう。
OmniFocus2の使い方
インボックスには、やらなければいけない仕事やプライベートのタスクを片っ端から入力していきます。
記憶を頼りに作業をしていると、脳を余計に疲れさせてしまい、効率が悪くなってしまうので、出来るだけ記憶を頼りにする作業はOmniFocus2に記録をします。
私が登録している例
- 誰々に連絡する
- ゴミを出す
- 商品の発注
- ブログ書く などなど
毎日行うことでも1週間に1回しかやらないことでも、1年に1回しかやらないことも全てを登録することで、頭の中の記憶をGTDに片付けることができます。
インボックスはとりあえずタスクを入力するための場所なので、入力が完了したら整理をしていきます。
プロジェクトごとに分けていく
全てインボックスに書き出したら、次にプロジェクトごとに仕分けをしていきます。
プロジェクトの設定の仕方は、目標や作業をプロジェクトに指定すると分かりやすいです。
【 プロジェクトの例 】
- 1年で昇進する
- ブログで100万PV達成
- 買い物 など
プロジェクトを指定したら、そのプロジェクト内にタスクを落とし込んでいきます。
【 プロジェクトにタスクを落とし込む 】
- 1年で昇進する
◯トーク力向上の本を読む
◯テレアポの件数1日100回
◯営業の獲得を30件
- ブログで100万PV達成
◯毎日ブログを更新
◯週に一度リライトする
◯ツイッターでフォロワー増やす
- 買い物
◯Mac買う
◯キャベツ買う
◯ホリエモンの本買う
プロジェクトを指定することによって、その目標や作業をするために必要なことが更に洗い出すことができるので、より深い思考になります。
タスクを設定する時は、抽象的なものではなく具体的に指定することによって、自分を行動に移させるように仕向けさせます。
プロジェクトやタスクは具体的にする
プロジェクトやタスクを曖昧な表現にしてしまうと、何をすべきなのかがボヤケてしまいます。
必ず具体的な表現や数字を指定するようにしましょう。
【 ダメなプロジェクトの例 】
- お金持ちになりたい
お金持ちと言っても、10億なのか1000万なのかぜすべき事が全然変わってきます。
具体的に数字にすることで、その数字を達成させるためには、どういった行動が必要なのかを考えるようになります。
この場合は、50歳までに3億円の資産を作る、と具体的な数字に落とし込むと、50歳までに何をすべきか見えてきます。
- 海外旅行に行く
海外といっても、アジアなのかヨーロッパなのかで必要なお金や知識も全く違ってきます。
フランスに1週間滞在する、と言ったように、具体的な場所と滞在期間を指定することによって、必要な知識や資金も見えてきます。
必要な知識を得るためには、ネットで調べたり、友達に聞いたりするタスクが必要になったり、1週間滞在するための費用は貯金をしなければいけません。
このように、曖昧な表現から、具体的に数字を入れることで、無意識的に考えていることを、意識的に捉える事ができるので、達成する方向に自分を向かわせることができます。
期限を設定する
期限が設定されていないプロジェクトだと、人間は楽な方向に流されてしまい、また今度やればいいとなってしまいます。
先程のプロジェクトの、50歳までに資産3億円を作る、と少し長いですが期限が指定されています。
50歳で3億のゴールが設定されたことによって、30歳までに1億、40歳までに2億などの中間地点を設けることで、中間目標も見えてきます。
その中間目標を達成するために、更に細かい短期の目標を設定することで、より具体的に50歳までに3億の資産を作ることが、夢ではなく現実の方向へ自分を向かわせるのです。
コンテキストの使い方
正直、このコンテキストはかなり適当に決めているので、コンテキストは適当でも大丈夫です。
大事なのはプロジェクトと期限さえ、しっかりと設定されていれば問題がありません。
ただ、場所のリマインダー設定をすることが可能なので、行きつけのスーパーで必要な買い物がある場合は、そのスーパーの住所を指定してくことで、スーパーの近くに行くと、iPhoneで通知をしてくれるとても便利な機能です。
場所のリマインダー機能はiPhoneのアプリからでしか設定が出来ないようなので、iPhoneのコンテキストの設定から、場所を指定するようにします。
おすすめの本
GTDアプリをより詳しく知りたい方は、GTDの基礎が書かれている下の2冊を読むことをオススメします。
私もこの２冊を読んでGTDの基礎を覚えました。
まとめ
OmniFocus2は使いこなせば最強の秘書になります。
私のような忘れっぽい人にはかなりオススメのアプリです！
少し高い買い物ですが、使いこなせばむしろ安いと感じるくらい利用価値の高いアプリで、このアプリを使用するためにiPhoneに乗り換えてもいいレベルだと思っています。
興味がある方は絶対的に導入することをオススメします！
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