omnifocus3は延期とパースペクティブと所要時間の設定方法が大事

omnifocus3は延期、パースペクティブ、所要時間を使わないとただのタスク管理ツールだ。

5年間omnifocusを使い続けていますが、今さらながら延期、パースペクティブ、所要時間の設定をするようになり、GTDの真髄を体感して感動しています。

ネットでこれらの使い方を探しても詳しい解説がなかったり、OmniFocusから違うツールに移行したという記事ばかりだったので、OmniFocus3の延期、パースペクティブ、所要時間の設定について困っている人が多いはないかと思い、今回記事を書くことにしました。


OmniFocus3はGTDを忠実に実行するための本当に素晴らしいアプリです。

OmniFocus3はタスクを管理するためのだけのツールではなく、頭にあるものを一度全て吐き出して、計画→行動管理するのはもちろん、計画後は行動に移すタイミングまでは考えないようにして、今実行できるタスクに集中するように作られています。


行動を移すタイミング以前にタスクについて考えてしまうと、まだ適切なタイミングではない思考というのはゴールにたどり着くことはできない、意味のない思考になってしまいます。

ムダな思考をしないためにも、OmniFocusにおいて延期は期限と同等に重要な設定項目だったのです。

目次

延期(開始日)を設定する重要性

日本語版のOmniFocusの致命的な欠点は、「延期」と表示したことです。

間違いなく延期という単語が、多くの人にとってこのアプリを使い勝手の悪いものにしています。

私も5年ほどこのアプリを使っていますが、この延期という表現がイマイチ分からないまま使用していたため、常に期限の通知でそのタスクをこなすようにしていました。

当時は調べても分かりやすい解説というのが見つからずに、とりあえず期限で使えているからいいやといった考えでした。

延期のことを期限を先延ばしにするために使用するものなのかな?程度に思っていましたが、それは逆で延期は実行に移せるタイミングや開始日のことで、期限はその時点ではタスクを完了させていなければいけない設定のことだったのです。




期限だけでタスクを管理する、急な仕事などによってその期限のタイミングでタスクをこなすことができず、タスクを実行するタイミングを見失ってしまい、期限切れのタスクが放置されてしまうという自体が少なくない頻度で発生をしていました。



期限を過ぎたタスクが溜まってしまうのは、GTDにおいては致命傷です。





GTDにおいて期限切れのタスクはなるべく発生しないように、タスク管理をすることがとても重要になってきます。



期限切れのタスクを作らないためにも大事なのが「延期」の設定です。




延期はタスクを実行に移せるタイミングに設定をして、期限は最終的に終わらせないといけない日時を設定します。

延期の設定方法・使い方

例えば、「スーパーに炭酸水を購入しに行く」というタスクがあったとして、8月22日か23日のどちらかしか買いに行けない場合、延期(開始日)は8月22日10:00に設定をして、期限は8月23日18:00といった感じに設定をします。

この設定だと、8月22日10:00からスーパーに炭酸水を買いに行く(実行に移せる)ことができ、最終の期限は8月23に18:00までに完了させるべきタスクという設定という意味になります。


タスクに延期(開始日)を設定しておかないと、8月23日の18:00に終わらせなければいけないタスクがあるという認識にしかなりません。

タスクというのは1つ単体で見るものではなく、複数のタスクが絡み合っているケースも多いと思います。

先程の「炭酸水を買うタスク」の前に「友だちと映画を見に行く」というタスクがあるとして、その友だちの仕事が終わってからしか行動できない不確実性が強ければ、炭酸水を買いに行けるタイミングというのはその友だち次第で変わってしまう可能性があります。

不確実性の強いタスクがある場合、延期(行動に移せるタイミング)と期限は余裕を持った間隔で設定することが大事です。



ただ、タスクが実行できるタイミングが短いものは、延期と期限の距離が近くなります。

例えば、「昼ごはんに薬を飲む」というタスクがあったとすれば、食事を食べ終わる時間を予想して、12:30に延期設定、13:00に期限設定といった感じに設定をします。

そのタスクの特性を理解した上で、延期と期限の間隔を適切に設定をしていくことがOmniFocus3では重要な設定です。

また、「延期」と「期限」の2つは、必ずiPhoneやmacなどで通知を行くようにするようにしましょう。

延期に通知がいかないと、タスクがスルーされてしまう可能性が高いので、期限だけではなく延期にも通知することが大切です。

延期ではなく期限と通知設定でいいのでは?

延期設定ではなく、期限と通知設定の2つだけでもいいのでは?と思う方もいるかも知れませんが、OmniFocus3の通知というのはあくまで補助的な設計がされていると思います。

じつは、延期(実行できるタイミング)のメリットは実行できる日時で通知をしてくれることだけではなく、延期設定をした日までタスクの文字が薄くしてくれる点です。

かなり地味に思うかもしれませんが、じつはGTDにおいてはとても重要な役割を果たしています。


タスクが薄くなることで、そのタスクは今やる必要がないということが視覚的に認識することが出来ます。


「夕食後に薬を飲む」というタスクの場合、夕食後にしかそのタスクを意識する必要がありません。

延期設定を20:00と設定をすることで、その延期日時になるまでタスクは薄く表示をされているので、まだ実行をしなくていいタスクということが分かります。

通常のタスク管理のアプリだと、1日の予定がズラリと並んでしまうので、夕食後でないとやる必要のないタスクまで同じように表示をされてしまいます。

現時点で実行する必要のないタスクが薄く表示をされることで、今やるべき必要のあるタスクに集中することができます。




例えば、以下のような朝起きて1日の流れがあったとします(薬ばかりですいません…笑)

OmniFocus3の延期の使い方


朝起きたばかりで、まず最初に「朝食のあとに薬を飲む」タスクがすぐ迫っているので、濃く表示がされています。

一方、昼食と夕食のあとの薬を飲むタスクは、延期設定をした日時になっていないので、現時点ではやる必要な無いタスクとして薄く表示がされています。

そして、炭酸水を買うというタスクは、朝起きたら実行するタスクということで延期(実行できるタイミング)として設定がされており、午後が期限だとしても延期設定した日時は過ぎているので濃く表示がされています。


濃く表示されているタスクは、現時点で実行に移せるタスク

・薄く表示されているタスクは、現時点で実行に移す必要のないタスク


延期を設定することで、視覚的に現時点で実行に移せるタスクと、実行に移す必要のないタスクが分かるようになり、実行に移せるタスクのみに集中することができます。

もちろん、薄く表示はされているものの、全く読めないわけではないので、それでタスクを見逃すという可能性は低いかと思います。もし心配であれば通知設定を追加して入れておくのもいいでしょう。


延期はそのタスクを行動に移したり検討するタイミング(日時)を設定をするもので、期限はその設定期限までには必ずそのタスクを完了させておく運用が大事です。

パースペクティブの設定方法

OmniFocusにおけるパースペクティブの使い方がもっとも分かりにくいと思います。

わたし自身が100%使いこなしているわけではありませんが、わたしのパースペクティブの使い方は、より俯瞰してタスク全体を見る使用方法です。



わたしのパースペクティブの使い方は以下の画像のとおりです。

  • インボックス
  • 予測
  • いつでも空いた時間にやる
  • いつかやる
  • 検討する
  • 目標を達成させるリスト
  • 欲しい物
  • レビュー
  • プロジェクト
  • タグ
  • 完了

太字にしたものが私が任意で設定をしたパースペクティブです。

パースペクティブはプロジェクトやタグを横断して表示ができるスペースすのことで、タグで設定したたものと、プロzチェクとで設定した2つを使用しています。

アイコンや色も自由なものに変更できるので、内容にあった項目に変更をしておくと分かりやすいと思います。



「いつでも空いた時間にする」「いつかやる」「検討する」の3つはタグに設定したものを表示していて、「目標を達成させるリスト」「欲しい物」の2つはプロジェクトで設定したものを表示させています。

「フラグ付き」「変更」は最初から設定されているパースペクティブですが使用していません。

「タグ整理する」も最初は使おうと思っていましたが、インボックス内で最初から整理するように運用をしたところ、必要のないパースペクティブになったので使わなくなりました。

パースペクティブの使い方

インボックスの使い方

インボックスはタスクを設定するのと同時に、プロジェクトやタグなども設定するので常に空の状態を保っています。

インボックスがいっぱいの状態も、GTDにおいてはあまりいい使い方ではないので、インボックスにタスクを入れるのと合わせてプロジェクトやタグを設定してすぐに空の状態にしておいたほうがいいと思います。

現時点ではどうなるのか分からないタスクも、分かる時期に延期や期限を設定しておいて、そのタイミングが来たら新たに設定をし直すと言った感じにして、インボックスは常に空を意識しておきましょう。

予測の使い方

予測の基本的な使い方は、今日のタスクをこなしていく道筋を考えたり、実際にタスクを行うために使用します。

当日になって時間変更をしたり、先延ばしにすることも少なくありません。

絶対にこのタスクを100%完了させなければいけないと考えてしまうと、自分ルールで縛られてしまうので、この日に出来たらいいな位で設定をしているケースもあります。


繰り返しになりますが、基本的にはGTDは毎日継続して使うものなので、自分ルールが厳しすぎると長続きしません。

人の性格にもよると思いますが、多少ルーズな自分も許容できるくらいの運用のほうが個人的にはオススメです。



予測では1日のタスクを一番に考えて、少し時間が空いたら他のタスクができそうであれば、明日のタスクや明々後日のタスクで延期日(実行に移せるタスク)がスタートしているものを実行していきます。

延期日(実行に移せるタスク)がまだの場合は、その時点でそのタスクについて考えるということはあまりしていません。


予測も期限だけではなく、延期日(実行できるタイミング)を設定しておくことで、今できるタスクなのか、今やる必要のないタスクなのかが視覚的に分かりやすくなります。

プロジェクトの使い方

プロジェクトは分かりやすい項目なので、すでにしっかりと運用されている方も多いと思います。

そのタスクに関連付けられているタスクのカタマリがプロジェクトです。

「薬を飲む」、「病院に行く」、「ウォーキングする」といったタスクのカタマリは「病気を治す」プロジェクトといった感じで使用します。


ただ、任意のパースペクティブを使うようになってからは、タスクにプロジェクトは設定はするものの、プロジェクトのパースペクティブでタスクをこなしていくという使い方は基本的にしなくなりました。

そのプロジェクトの進捗状況を確認する時に確認する時に見るくらいの使い方になっています。

タグの使い方

タグは後ほど紹介する、パースペクティブの設定で重要な役割となるので、タグの管理は理解をしておく必要があります。

私の基本的なタグの使い方は、大まかな時間軸の設定として使用しています。



私がメインで使用しているタグは以下のとおりです。

  • すぐやる
  • いつでも空いた時間にやる
  • いつかやる
  • 検討する


人によってはこれよりも多いケースもあると思いますが、私の場合はタグで時間軸を管理する使い方がしっくりきました。

もちろん、どのタグにも当てはまらないなら、追加でタグを入れてもいいと思います。

「すぐやる」タグ

「すぐやる」タグは、延期日や期限がきたらすぐに実行すべきタグです。

例えば、「朝食のあとに薬を飲む」というタスクは、朝食後でなければ薬を飲めないので「いつでも空いた時間にやる」というタスクではありません。

その延期や期限がきた適切なタイミングでしか完了させることができないタスクを「すぐやる」タスクを設定しています。

ただ、「すぐやる」タグは空いた時間に考えたり実行できるタスクではないので、後ほど出てくる任意のパースペクティブに登場させる必要がありません。

「いつでも空いた時間にやる」タグ

このタグはタスクは延期(実行できるタイミング)から期限までの間隔が少し長めのものに適用しています。

空いた時間にできるタスクというのは多いと思うので、延期から期限までの間隔が長いものは積極的に「空いた時間にやる」タスクとして設定をしています。

「いつかやる」タグ

「いつかやる」タグは中長期的な視点のタスクです。

まだその実行すべきタイミングよりも月日がある場合に設定をして、実行すべきタイミングが近づいてきたら「いつでも空いた時間にやる」タグに変更をしてタスクを完了させる準備を整えていきます。

おおまかに1ヶ月先移行に実行に移すタスクが設定されていることが多いです。

「検討する」タグ

そのタスクは実行するべきなのか、実行しないのか迷っている時に使うタグです。

これも適切なタイミングがきて、実行をするなら「いつかやる」や「いつでも空いた時間にやる」に移行をさせたり、実行しないとなったらそのタスクごと完了や削除をします。


任意のパースペクティブを使う意味

現時点で実行できるタスクが1ヶ月先にあると見えにくくなってしまうので、パースペクティブを利用することにより、長期的な視点を持つタスクを認識することができます。

任意でパースペクティブを設定することで、延期や期限が設定されたもの以外のタスクを幅広く確認することができます。

任意のパースペクティブの使い方

任意のパースペクティブの使い方はタグで管理しているものを表示させるようにしています。


パースペクティブに最初からあるタグの管理じゃダメなの?と思うかもしれませんが、タグの管理だとワンクリック増えてしまうのと、視認性が悪く面倒なのでそこまで見なくなってしまいます。

パースペクティブでは優先順位の高いものから上から順番に設置をしています。

個人的なタスクの優先順位は以下のとおりです。

  1. 予測(延期日がスタートしているタスク)
  2. いつでも空いた時間にやる
  3. いつかやる
  4. 検討する

1→2→3→4→5と実行したり考えていきます。

いつでも空いた時間にやる

「いつでも空いた時間にやる」というのは、いつでも空いた時間にやるタグがつけられたタスクが表示されます。


いつでも空いている時間にやるタグが付けられていて、延期日がスタートしているけど期限が1ヶ月先で空いた時間に実行に移せるタスクの把握ができるので、時間が空いている時間に少し先の期限だけど、延期日は超えて実行できるタスクをこのパースペクティブで表示させるができます。

その日のタスクをすべて終わらせることができたら、パースペクティブの「いつでも空いた時間にやる」の中にある、1ヶ月後が期限に設定されているタスクを実行に移すといった使い方が可能です

1ヶ月後が期限に設定をされていると、予測から見つけるのは大変なので、任意のパースペクティブで少し先の期限だけど実行可能なタスクを表示させておくと、効率よく少し先のタスクもこなせるようになります。


「いつでも空いた時間にやる」のパースペクティブの設定方法は後ほど解説しています。

いつかやる

このパースペクティブも「いつかやる」タグを付けたものを表示しています。

「いつか空いた時間にやる」よりも延期や期限までの距離感が遠いものが主に設定されています。

基本的にはこの「いつかやる」に設定されているものは、時期がきたら「いつでも空いた時間にやる」に変更をするための前段階のスペースという使い方をしています。

検討する

検討するタグを付けたタスクが表示されます。

空いた時間に検討するものを見返して、その時点で実行するべきなのか、実行しないほうがいいのかということを検討する際に使います。

パースペクティブの設定方法


「いつでも空いた時間にやる」パースペクティブは以下のように設定をしています。

次のいずれかのタグ付け・・・指定したタグのみが表示されるようになる

進行状態:処理可能・・・延期日が過ぎているタスクが表示される



上の画像の設定だと、「いつでも空いた時間にやる」タグがつけられたタスクの中で、処理可能(延期日が過ぎた)タスクのみが表示されるようになります。

アクションのグループ化の「期限」を設定することで、上から順番に期限が近いものから表示されていき、アクションをソートで「所要時間」を設定することで、所要時間が短いものが上から順番に表示をされていきます。


いつかやるや検討するのものは、進行状況は「処理可能」ではなく「残り」で設定をしておくことで、完了していないタスクが全て表示される方法がオススメです。


このあたりの細かい設定は、ご自身にあった方法でカスタマイズするのがベストだと思います。

推定所要時間を設定するとどうなる?

推定所要時間とはそのままで、そのタスクを終わらせることができる時間を設定する項目です。

推定所要時間を設定することで、最遅開始が自動的に割り振られます。

例えば、「昼食のあとに薬を飲む」タスクが期限13:00と設定をして、推定所要時間を1分と設定をすると、そのタスクを実行に移すべき最終時間が、推定所要時間の1分前の最遅開始時間が12:59分と設定されます。



推定所要時間は期限を設定しておくと、最遅開始日としてそのタスクを完了させることができる一番遅い開始時間が自動で設定されます。

最遅開始日も通知設定ができるので、延期・最遅開始日・期限の3つは通知設定を入れておくことで、タスクをやり忘れるリスクが減ると思います。


ちなみに、それぞれの通知音も任意の音に変更可能です。

推定所要時間はどんなタスクに設定すればいいのか

推定所要時間は全てのタスクに付けることが理想だとは思いますが、いちいち設定をするほどではない軽めのタスクもあると思うので、推定所要時間を設定するものは毎日繰り返すようなタスクだったり、絶対にやらなければいけないタスクくらいでもいいかなとは思います。

もちろん、厳格にタスクをこなしていきたいという方は、全てのタスクに推定所要時間を付けていった方がいいと思います。

使い方は人それぞれで、自分にあった方法で継続してできる仕組みのほうがいいと思っています。

ルールを自体を厳格にしすぎてしまうと、自分で設定したルールに自分自身が潰されてしまい、GTD自体が嫌になってしまう可能性があるからです。

ガチガチにルールを作るのではなく、長く継続しつつ、しっかりとタスクをこなすくらいの運用方法の方が個人的にはオススメです。

まとめ

OmniFocus3は高機能すぎるのと、分かりやすい解説がされていないので使い勝手の悪いアプリだと感じるかもしれません。

この記事を読んだだけでは使い方が理解できる訳ではないと思うので、実際に自分で設定をしてみて体感的に覚えることも大切です。

習うより慣れろです。


GTDの概念から理解をしないと、OmniFocus3を使うのは難易度は高いので、GTDの本も読んでおいて見るといいと思います。



OmniFocus3を使いこなせるようになれば、タスク管理が劇的に向上するので、効率よくタスクをこなすことが出来ると思います。

iPhoneやMacのアプリを揃えると軽く数万円はしてしまうアプリですが、毎日ヘビーに使うGTDアプリなので余裕で回収できるほどヘビーに使用しています。

OmniFocus4がでたら、必ず購入するでしょう。

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